- Il criterio più solido: le richieste su un immobile vanno al consulente che lo segue; le altre per zona e tipologia e, a parità, al consulente con meno richieste aperte.
- Il criterio di assegnazione decide chi richiama, quanto velocemente e con quanta competenza.
- Ogni regola ha bisogno di un paracadute: solleciti e riassegnazione quando nessuno risponde.
Il modo più efficace per smistare le richieste tra i consulenti è combinare quattro criteri in ordine: prima chi segue l'immobile, poi zona e tipologia, poi il carico di lavoro, con un sollecito automatico se nessuno prende in carico la richiesta.
In molte agenzie la richiesta va a chi risponde al telefono o a chi legge per primo l'email. È veloce, ma crea squilibri: qualcuno accumula contatti che non riesce a seguire, altri restano senza, e il cliente finisce a parlare con chi conosce poco l'immobile. Stabilire un criterio chiaro è una delle decisioni organizzative con più impatto sui risultati.
Criteri di assegnazione delle richieste a confronto
| Criterio | Funziona bene quando | Rischio |
|---|---|---|
| Al primo libero | L'agenzia è piccola e tutti conoscono tutti gli immobili | Squilibri di carico e poca specializzazione |
| Responsabile dell'immobile | La richiesta riguarda un annuncio preciso | Il responsabile è in ferie o sovraccarico |
| Per zona | L'agenzia copre quartieri o comuni diversi | Zone con molte più richieste di altre |
| Per tipologia | Ci sono specialisti di locazioni, nuove costruzioni, commerciale | Richieste difficili da classificare |
| Per carico di lavoro | Si vogliono distribuire i contatti in modo equo | Si perde il legame con l'immobile |
La combinazione di criteri che funziona meglio
Come smistare le richieste in automatico
Applicare queste regole a mano richiede qualcuno che legga ogni richiesta e decida. Gestione Richieste di MyBrokerage AI lo fa in automatico: riconosce il contatto, propone l'immobile più probabile in base a cosa il cliente ha visto, chiesto o già visitato, e instrada la richiesta per zona, tipologia e carico di lavoro.
Se una richiesta resta scoperta, il titolare viene avvisato. La Business Intelligence aggiunge l'escalation: reminder all'agente, poi alert al responsabile e riassegnazione del cliente con un click. Un buon smistamento è anche il modo più diretto per ridurre il tempo di risposta.
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