In breve
- Per non perdere le richieste dei portali, ogni email va trasformata subito in una richiesta in banca dati, collegata all'immobile e assegnata a un consulente.
- La casella di posta non è un sistema di gestione: le richieste si perdono tra caselle condivise, weekend, copia e incolla e doppioni.
- Un sistema che legge le email in automatico, come MailWatcher di MyBrokerage AI, elimina il copia e incolla e lavora anche la sera e nel weekend.
Per non perdere le richieste che arrivano dai portali immobiliari bisogna togliere le email dalla casella di posta: ogni richiesta deve diventare subito un contatto in banca dati, collegato all'immobile e assegnato a un consulente.
Per molte agenzie i portali come Immobiliare.it, Idealista, Casa.it e Wikicasa sono la prima fonte di contatti. Eppure il canale da cui arrivano è il più fragile: un'email di notifica, in una casella condivisa o, peggio, in quella personale di un consulente. Un'email non squilla, non insiste e non si accorge di essere stata ignorata.
Dove si perdono le richieste via email
La casella condivisa
Tutti la vedono, nessuno ne è responsabile. Ognuno pensa che qualcun altro abbia già risposto.
Il weekend
La richiesta del sabato sera viene letta lunedì mattina, quando il cliente ha già sentito altre agenzie.
Il copia e incolla
Nome, telefono e immobile vanno ricopiati a mano: si sbaglia una cifra, si salta un campo.
I doppioni
Lo stesso cliente scrive da due portali e diventa due contatti, seguiti da due consulenti.
Come gestire le email dei portali: 5 regole di base
1
Una sola casella per i portali
Tutti i portali scrivono allo stesso indirizzo dell'agenzia, non alle caselle dei singoli consulenti.
2
Ogni email diventa una richiesta
Nessuna richiesta resta solo in posta: va registrata in banca dati con nome, telefono, immobile e portale di provenienza.
3
Un responsabile per ogni richiesta
La richiesta va assegnata a chi segue l'immobile, non a chi la legge per primo.
4
Un primo contatto immediato
Anche solo un messaggio di cortesia con la scheda dell'immobile: il cliente sa che qualcuno lo ha preso in carico.
5
Un controllo su quelle rimaste aperte
Chi coordina deve vedere le richieste senza risposta, non scoprirle a fine mese.
Come automatizzare la lettura delle email dei portali
Applicare queste regole a mano è possibile, ma serve qualcuno che controlli la posta di continuo, anche la sera e nel fine settimana. È qui che un sistema automatico fa la differenza.
MailWatcher è il sistema AI proprietario di MyBrokerage AI che legge le email dei portali immobiliari e le trasforma in richieste:
Estrae i dati
Nome, telefono, email, immobile, messaggio e portale di provenienza, senza copia e incolla.
Avvisa il consulente
La richiesta entra in piattaforma e il consulente responsabile dell'immobile riceve subito la notifica.
Risponde al cliente
Chi ha scritto dal portale riceve in pochi secondi un messaggio WhatsApp di cortesia.
Evita i doppioni
Se lo stesso cliente scrive di nuovo, anche da un altro portale, viene ricollegato alla richiesta esistente.
Non serve cambiare provider di posta né controllare una casella nuova. Ogni scansione resta in un registro: se un'email non può essere elaborata, l'amministratore la vede segnalata invece di perderla in silenzio.
Email, telefono e sito nella stessa coda
L'errore più comune è trattare ogni canale a parte: le email in posta, le chiamate sul registro del centralino, i contatti dal sito altrove. Con Gestione Richieste tutte le fonti confluiscono in un'unica coda, con lo stesso metodo di assegnazione e gli stessi solleciti. Per capire quanto conta la velocità, leggi la guida sul tempo di risposta alle richieste.
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Con quali portali funziona MailWatcher?
Con le email di notifica dei portali immobiliari, come Immobiliare.it, Idealista, Casa.it e Wikicasa.
Devo cambiare indirizzo email o provider per usare MailWatcher?
No: MailWatcher lavora sulle email che ricevi già dai portali, senza cambio di provider e senza una nuova casella da controllare.
MailWatcher funziona anche di sera e nel weekend?
Sì: legge le email dei portali anche fuori orario e avvisa subito il consulente responsabile dell'immobile.
Cosa succede se un'email non viene elaborata?
Resta segnalata nel registro esecuzioni, così l'amministratore la vede e nessuna richiesta si perde in silenzio.
Redazione MyBrokerage
Scriviamo per titolari e agenti di agenzie immobiliari, a partire da come si lavora ogni giorno sulla piattaforma.